Baggrund
Når du deltager i et fagligt webinar hos os, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger, som kan kobles til en person; f.eks. dine kontaktoplysninger.
Focus People, CVR 26847060
Algade 67, 1.
5500 Middelfart
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk
Olivia Danmark og Focus People indgår begge i Team Olivia Koncernen, og der er indgået databehandleraftale mellem Olivia Danmark og Focus People. Dette betyder, at Olivia Danmark behandler dine personoplysninger til kurserne/webinarerne på vegne af Focus People.
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.
Hvis du deltager i et kursus/webinar som en del af en Olivia Academy (efter/voksenuddannelse), skal du i stedet læse vores privatlivspolitik for deltagere her.
Sådan får vi dine personoplysninger
Vi får dine oplysninger fra dig selv, når du tilmelder dig et webinar eller seminar hos Focus People. Er du internt ansat i Focus People eller en ekstern samarbejdspartner har vi allerede de nødvendige personoplysninger i vores database gennem din ansættelse eller vores samarbejde.
Hvilke personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger om dig:
For deltagere, der er ansat internt i Focus People, behandler vi følgende personoplysninger:
• Dit navn
• Din e-mail
• Telefonnummer
• Såfremt din leder vurderer, at du skal have løn for din deltagelse, behandles der også oplysninger om den ordning, du er ansat i, din stillingsbetegnelse, lønoplysninger og CPR-nummer.
For deltagere, der ikke er ansat i Focus People, behandler vi følgende personoplysninger:
• Dit navn
• Din e-mail
• Dit telefonnummer
Formål og lovligt grundlag for behandling
For deltagere, der er ansat internt i Focus People, følger retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b: Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at kunne opfylde den aftale mellem dig og Focus People om, at vi leverer et fagligt webinar/seminar til dig som en del af din ansættelsesaftale med os, herunder at du får løn herfor.
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f: Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er vores legitime interesse i at administrere vores webinarer/seminarer herunder eventuelt udsende materiale forud for afholdelsen og besvare henvendelser herom, udarbejde statistikker ud fra besvarelser på evalueringsskemaer m.v. for at forbedre kvaliteten af undervisningen i vores virksomhed samt at kunne dygtiggøre dig som medarbejder
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1: Skattelovgivningen påkræver modtagelse af CPR-nummer til identifikation i tilfælde af, at der bliver givet løn for deltagelsen
For deltagere, der ikke er ansat internt i Focus People, følger retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b: Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at kunne opfylde den aftale mellem dig og Focus People om, at vi leverer et fagligt webinar/seminar til dig
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f: Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er vores legitime interesse i at administrere vores webinarer/seminarer, herunder eventuelt udsende materiale forud for afholdelsen og besvare henvendelser herom, udarbejde statistikker ud fra besvarelser på evalueringsskemaer m.v. for at forbedre kvaliteten af undervisningen i vores virksomhed
Det tidsrum vi behandler dine persondata
Vi sletter deltagerlister umiddelbart efter afholdelsen og maksimalt 1 måned efter webinaret/seminaret er afholdt.
Din e-mailadresse vil blive slettet i vores mail-udsendelsessystem i op til 6 måneder efter afholdelsen i tilfælde af, at vi skal evaluere eller følge op på webinaret/seminaret.
For internt ansatte i Focus People, der får løn for sin deltagelse, vil registreringen af din deltagelse, blive opbevaret i 5 år, da det er lovpligtigt ift. bogføringsloven og som dokumentation overfor Skat. Vi opbevarer også deltagerlisterne i maksimalt 2 måneder efter afholdelsen. Vi registrerer i din hjælperprofil i vores Database, at du har deltaget i webinaret, og denne registrering opbevares i maksimalt 2 år efter din ansættelse hos Focus People ophører.
Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine persondata på.
Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriserede adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.
Personoplysninger der er gemte i fysiske dokumenter skal opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang og medarbejderne modtager løbende træning i overholdelse af databeskyttelseslovgivningen.
Modtagere af dine personoplysninger
Webinar-deltagere: Da du deltager i webinaret gennem Google Meet, vil Google Inc. modtage dit navn og din mail-adresse, ligesom de resterende deltagere i webinaret kan se din mail og dit navn.
Vi deler også din mailadresse med eksterne IT-systemer, såsom Apsis One (marketingsplatform til udsendelse af e-mails) der udsender information til dig om webinaret samt efterfølgende spørgeskema herom.
Det kan også forekomme, at vi deler dine oplysninger med ansatte i Team Olivia koncernen, som Focus People er en del af, hvis det er nødvendigt. Det kan eksempelvis være i forbindelse med IT-support under webinaret, til udsendelse af fagligt materiale før/efter webinaret og til lønudbetaling.
Seminardeltagere: Vi deler din mailadresse med Apsis One og Mailchimp (marketingsplatform til udsendelse af e-mails), der udsender information til dig om webinaret samt efterfølgende spørgeskema herom.
Det kan også forekomme, at vi deler dine oplysninger med ansatte i Team Olivia koncernen, som Focus People er en del af, hvis det er nødvendigt. Det kan eksempelvis være i forbindelse udsendelse af fagligt materiale før/efter webinaret eller udarbejdelse af et kursusbevis til dig
Modtagere af persondata uden for EU
Focus People overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:
- USA (usikkert tredjeland)
Overførslen til usikre tredjelande sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c.
Udover grundlaget for overførslen, har Focus People også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget tilsyn med overholdelsen heraf årligt.
Dine rettigheder
Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.
Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.
Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.
Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.
Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
• Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
• Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
• Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
• Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav
Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.
Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav til fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Sidste redigering fandt sted i januar 2023.
