Baggrund
Da du kan betragtes som leverandør eller kunde til Focus People, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger som kan koble en person til et f.eks. et navn, personnummer, kontaktoplysninger m.v.
Ansvarlige for disse personoplysninger er:
Focus People, CVR 26847060
Algade 67, 1.
5500 Middelfart
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.
Har du ikke indgået en aftale med Focus People endnu, kan du læse vores persondatapolitik for mulige samarbejdspartnere, kunder eller leverandører her.
Sådan får vi dine personoplysninger
Vi kan få dine oplysninger på forskellige måder:
- Den offentlige myndighed eller virksomhed, du arbejder hos, har givet os dine oplysninger
- Du har selv givet os dine oplysninger
- Ved indhentelse på din arbejdsplads’ hjemmeside, hvor oplysningerne er offentliggjort
Formålet med behandlingen af personoplysninger
Formålet med vores behandling af personoplysninger er at kunne modtage eller levere den ydelse, som vi har indgået aftale om med din arbejdsplads. Dette indebærer også løbende kommunikation med kontaktperson(er) hos leverandøren eller kunden for at sikre, at den service eller det produkt, der er købt eller leveret, lever op til det aftalte.
Hvilke personoplysninger
Vi behandler følgende oplysninger om dig: navn, e-mailadresse (arbejde), mobilnummer (arbejde) samt din arbejdsplads, din titel og eventuelt dine ansvarsområder/afdeling.
Lovlig grundlag
Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af følgende behandlingsgrundlag:
• Aftale: Når vi har indgået en aftale med den virksomhed/offentlige myndighed, du repræsenterer, behandler dine personoplysninger som følge af den aftale, som ligger grund for den service eller produkt, som vi modtager eller leverer, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Interesseafvejning: Vi behandler dine oplysninger efter vores legitime interesse i at kunne drive vores virksomhed, herunder at kunne kommunikere med dig omkring indgåelse og/eller efterlevelse af leverancer både før, under og efter kontraktforholdet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
• Retlig forpligtelse: I visse tilfælde er vi retligt forpligtede til at opbevare dokumenter, hvori dine personoplysninger indgår. Dette kan være på grund af regler i bogføringsloven eksempelvis.
Hvem deler vi dine personoplysninger med?
Dine kontaktoplysninger kan blive delt med andre ansatte i Team Olivia Koncernen, som Focus People er en del af, herunder også konsulenter, såfremt de har brug for det til at modtage eller levere ydelsen eller produktet. Derudover vil dine oplysninger i visse tilfælde deles med eksterne IT-systemleverandører (eksempelvis vores mail-udbyder) og i nogle tilfælde med andre firmaer, eksempelvis revisionsfirmaer i forbindelse med vores årsregnskab.
Modtager af persondata uden for EU
Focus People overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:
- USA (usikkert tredjeland)
- England (sikkert tredjeland)
Overførslen til usikre tredjelande sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 1.
Overførslen til sikre tredjelande vil ske på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 45, stk. 1, hvormed Europa Kommissionen har vurderet, at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
Udover grundlaget for overførslen, har Focus People også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget tilsyn med overholdelsen heraf årligt.
Det tidsrum, vi behandler dine persondata
Medmindre det er reguleret i kontraktforholdet, eksempelvis i forbindelse med frister for erstatningskrav indeholdt i kontrakten eller skriftlige aftaler mellem os, der ligger uden for kontrakt, vil dine personoplysninger ikke opbevares længere, end det er nødvendigt for, at vi kan opfylde det mål, som var forudsætningen for opbevaringen af oplysningerne. I praksis betyder dette at oplysninger kan gemmes i maksimalt 5 år efter, at kontrakten mellem os og den leverandør, du repræsenterer, ophører, og vi opbevarer dem kun, såfremt oplysningerne er nødvendige for at kunne dokumentere aftaler imellem os.
Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine persondata på.
Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriserede adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.
Personoplysninger der er gemte i fysiske dokumenter skal opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang og medarbejderne modtager løbende træning i overholdelse af databeskyttelseslovgivningen.
Dine rettigheder
Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.
Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.
Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.
Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.
Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
• Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
• Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
• Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
• Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav
Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt
behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.
Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav til fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Sidste redigering fandt sted i januar 2023.
